Создание группы рассылки в Outlook. Создание списка рассылки или группы контактов в Outlook для ПК Создать группу для отправки почты в outlook

Пошаговая инструкция:

При создании нового контакта в Outlook , достаточно (и обязательно) указания имени контакта. Но крайне удобно добавлять в информацию о контакте и другую полезную информацию - место работы, домашний адрес, телефоны и другое. Это поможет освободить вашу голову и хранить всю информацию в одном месте.

Для того, чтобы , вам достаточно выполнить следующие действия:

1. Если, открыв Outlook, вы не увидели контактов, нажмите на кнопку Контакты, доступную в навигационной панели (в левой части главного окна программы):
2. Нажмите на кнопку Создать (или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+N)
3. Появится окно создания нового контакта в Outlook 2007, в котором введите имя и фамилию контакта и при необходимости (а на самом деле это очень удобно) информацию о месте работы и должность:
   
4. Добавьте электронную почту создаваемого, в Outlook 2007, контакта. Краткое имя, которое будет доступна в информации о контакте, автоматически появится после добавления адреса электронной почты. При желании (или необходимости) добавьте адрес сайта:
   
5. Outlook 2007 позволяет добавлять в информацию о контакте до трех различных адресов электронной почты. Нажав на выпадающее меню:
   вы можете добавить дополнительный электронный адрес контакта:
   
6. В разделе "Телефоны" добавьте рабочий, домашний, сотовый и телефон факса:
   
7. В разделе "Адреса" укажите рабочий адрес человека: Доступно также для заполнения поле домашнего адреса:
8. В разделе заметки, вы можете писать различные заметки о контакте Здесь вы можете располагать различную информацию, которую вы не хотите держать постоянно в своей памяти - к примеру, вот такого типа:
9. В правом верхнем углу окна (чуть выше "Заметок"), вы будете наблюдать постепенное заполнение карточки контакта данными, которые вы вносите:
10. Если вы добавили всю необходимую информацию в поля формы создания нового контакта в Outlook 2007 , нажмите в верхней левой части окна на кнопку "Сохранить и выйти":

Результатом наших действий будет созданный контакт, который появится в разделе Контакты Outlook 2007 :

Как вы сами убедились, создать новый контакт в Outlook 2007 очень легко!

Инструкция

Запустите программу Outlook. Дважды щелкните левой кнопкой мыши по иконке приложения на рабочем столе или нажмите кнопку «Пуск» и выберите нужный пункт в меню «Все программы». После загрузки приложения выберите меню «Файл» и найдите строку «Создать». Когда вы наведете указатель мыши на эту надпись, появятся подпункты действий. Найдите пункт «Список рассылки» и нажмите на него левой кнопкой мыши. Откроется окно создания и редактирования нового списка получателей почты.

Введите название для списка в поле «Имя». Так вы сможете создать несколько разных групп получателей для различных задач, а впоследствии быстро переключаться между ними. Например, «Заказчики», «Сотрудники», «Друзья» и так далее.

Нажмите кнопку с надписью «Выберите членов», чтобы добавить получателей из вашей адресной книги. Найдите нужного человека в перечне и нажмите кнопку ОК. Окно выбора адресата закроется, а в списке рассылки появится получатель, повторяйте, пока не внесете все нужные адреса. Этот способ хорошо подойдет в том случае, если у вас в адресной книге Outlook уже внесены имена и e-mail тех, кому вы хотите отправлять почту. Если это новое имя, нужно использовать другой метод внесения адресатов.

Щелкните левой кнопкой мыши по надписи «Добавить». Откроется небольшое окно, в котором вы увидите поля «Краткое имя» и «Адрес электронной почты». Скопируйте и вставьте имя и адрес, если у вас есть письмо от этого человека, или наберите новое имя и адрес вручную. Нажмите кнопку ОК (она станет активной только после ввода электронного адреса). Диалоговое окно закроется, а в списке получателей появится новая строчка. Повторите это действие столько раз, сколько нужно для добавления всех абонентов рассылки.

Нажмите кнопку «Файл» в верхней строчке окна и выберите пункт «Сохранить». Нажмите его левой кнопкой мыши, и через несколько секунд список рассылки outlook будет создан.

Источники:

• как создать перечень

Инструкция

Вызовите главное системное меню, нажав кнопку «Пуск», и перейдите в пункт «Все программы». Раскройте ссылку Microsoft Office и запустите приложение Outlook. Для того чтобы использовать имена адресатов, находящиеся в адресной книге приложения, раскройте меню «Файл» верхней сервисной панели Oulook и укажите команду «Создать».

Выберите подкоманду «Список рассылки» и напечатайте желаемое имя создаваемого списка в строке «Имя». Перейдите на вкладку «Список рассылки» в открывшемся диалоговом окне и воспользуйтесь ссылкой «Выбрать участников». Укажите адресную книгу, содержащую нужные адреса электронной почты, в каталоге «Адресная книга». Напечатайте имя выбранного адресата в строке «Поиск» и выделите определившееся имя в каталоге, расположенном под строкой поиска. Нажмите ссылку «Участники» и повторите все вышеописанные действия для каждого нужного адресата рассылки. Подтвердите выполнение выбранного действия, нажав кнопку OK.

Кроме одиночных контактов в папке можно размещать списки рассылки, которые являются группами контактов. Предположим, у вас есть четыре заместителя и большинство директив приходится рассылать всем четырем. Чтобы облегчить свою работу, подготовьте список рассылки и включите в него контакты заместителей. После этого при отправке очередной директивы не нужно будет последовательно указывать адреса всех четырех человек, достаточно выбрать соответствующий список рассылки. Для добавления списка выполните следующие шаги.

1. В раскрывающемся списке кнопки Создать выберите команду Создать список рассылки .

Примечание В Outlook XP имеется возможность объединять несколько контактов в списке рассылки, который, в свою очередь, может использоваться в операциях как одновременный контакт с несколькими людьми.

Рис. 20.7. Добавление адресов в список рассылки Outlook

2. В поле Имя введите название Четыре электронных адреса.

3. Щелкните на кнопке Выберите членов .

4. В списке Источник адресов окна добавления адресов, показанного на рис. 20.7, выберите пункт Контакты.

Примечание Адреса для списка рассылки можно выбирать не только из папки контактов, но также из адресной книги Windows и из других адресных справочников, зарегистрированных в Outlook.

5. В левом списке окна выделите строку Александр Петров (Эл. почта).

6. Щелкните на кнопке Члены .

7. Повторяя шаги 5 и 6, добавьте в список рассылки электронные адреса двух других людей.

8. Щёлкните на кнопке ОК .

10. В открывшемся окне диалога Добавление новой записи в поле Краткое имя введите Сергей Николаев. В поле Адрес электронной почты напечатайте электронный адрес. Установите флажок Добавить контакт , чтобы новый адрес автоматически был добавлен в папку контактов Outlook. Затем щелкните на кнопке ОК . Теперь окно списка рассылки будет выглядеть так, как показано на рис. 20.8.

Примечание Чтобы удалить адрес из списка рассылки, выделите строку с этим адресом и щелкните на кнопке Удалить .

Бывают ситуации, когда приходится отправлять сообщения группе людей. Для того чтобы не добавлять каждый раз одних и тех же людей в список получателей в Outlook есть возможность автоматизировать данный процесс.

Теперь переходим непосредственно к созданию группы контактов. Открыв Outlook 2010, выбираем представление «Контакты » и жмем на «Главная ». Выбираем пункт «Создать группу контактов » (рис.1)

В поле «Имя » вводим название группы, к которой будем применять автоматическую рассылку и выбираем пункт «Добавить участников ».

Выбираем способ, с помощью которого будем добавлять участников Группы контактов : из контактов Outlook, из имеющейся адресной книги, путем создания нового контакта. В нашем примере это добавление контактов из Outlook.

В открывшемся окне выделяем контакт, который хотим добавить в Группу контактов и жмем на «Участники ». После чего не забываем нажать на «Сохранить и закрыть » (рис.2).

Проверяем правильность наших действий. Создаем новое сообщение. В поле «Кому… » пишем имя созданной нами Группы контактов . Если необходимо убрать из списка рассылки некоторые контакты, то в поле «Кому… » сообщения щелкните значок «плюс» (+) рядом с именем списка рассылки, чтобы увидеть его содержимое, а потом удалите имена людей, которым не нужно посылать сообщение (рис.3).

Использование скрытой копии в Outlook

При переписке по электронной почте удобно ставить в копии всех людей, заинтересованных в ознакомление с перепиской, но не участвующих в ней. В таких случаях получатель письма увидит, что письмо пришло ему, а также увидит всех тех, кто стоит в копии письма.

Но что делать, когда вы не хотите дать понять контрагенту, что кто-то кроме него получает это письмо? В этом случае используйте поле «Скрытая копия». Создайте новое электронное письмо, перейдите на вкладку «Параметры » и выберите меню «Показать получателей скрытой копии » (Рис. 1).

Введите адрес и отправьте письмо получателю.

Напомню вам терминологию. Списком рассылки называется набор контактов. Такие списки упрощают отправку сообщений группам лиц. Например, если сообщения часто отправляются в отдел по продажам, удобно создать список рассылки с именем «Отдел по продажам», включающий имена всех работников этого отдела. Сообщение, отправляемое по адресам этого списка, направляется всем получателям, перечисленным в списке рассылки. При этом получатели видят в строке сообщения «Кому» не название списка рассылки, а имена всех лиц, входящих в список. Списки рассылки могут использоваться для сообщений, поручений, приглашений на собрания и в других списках рассылки.

Имеется возможность добавлять имена в список рассылки и удалять их, отправлять список другим пользователям и печатать его. Списки рассылки отмечаются значком и хранятся по умолчанию в папке «Контакты», что позволяет сортировать их и назначать им категории. Если используется Microsoft Exchange Server, глобальный список адресов может содержать глобальные списки рассылки, доступные всем пользователям этой сети. Личные списки рассылки, создаваемые в папке «Контакты», доступны только одному пользователю, но могут копироваться и отправляться другим пользователям.

Сообщение или Приглашение на собрание можно отправить только части списка рассылки. Для этого нужно выделить членов списка щелчком по знаку «плюс» (+) после имени списка, а потом удалить ненужные имена. Списки рассылки контакта в поле «Эл. Почта» не могут быть расширены.

Добавление имени в список рассылки или удаление имени

• Чтобы добавить адрес из адресной книги или папки «Контакты», нажмите кнопку «Выберите членов».
• Чтобы добавить адрес не из папки контактов и не из адресной книги, нажмите кнопку «Добавить».
• Чтобы удалить имя, щелкните его и нажмите кнопку «Удалить».

Отправка сообщения части списка рассылки

1. Выполните команду Файл → Создать → Сообщение .
2. Нажмите кнопку «Кому» и в поле «Введите или выберите имя» выберите список рассылки, содержащий пользователей, которым необходимо послать сообщение.
3. Списки рассылки помечаются значком.
4. Нажмите кнопку «OK».
5. Щелкните по знаку «плюс» (+) после имени списка рассылки, чтобы увидеть его содержимое, а потом удалите имена людей, которым не нужно посылать сообщение.

Отправка списка рассылки

1. Откройте новое сообщение.
2. Щелкните в области текста сообщения.
3. Выполните одно из следующих действий:
   • если в качестве редактора сообщений электронной почты используется Microsoft Word, перетащите список рассылки из раздела Контакты в сообщение;
   • если в качестве редактора сообщений электронной почты используется Microsoft Outlook, выберите в меню Вставка команду Документ .
4. В списке Папки щелкните папку, содержащую список рассылки, который требуется отправить. Списки рассылки по умолчанию сохраняются в папке «Контакты».
5. В списке Элементы щелкните список рассылки, который требуется отправить, и нажмите кнопку «OK».
6. Отправьте сообщение.

Если требуется отправить список рассылки, содержащий членов глобального списка адресов (Глобальный список адресов – это адресная книга, содержащая адреса электронной почты всех пользователей, групп и списков рассылки в организации. Эту адресную книгу создает и обслуживает администратор. В нее также могут быть включены адреса электронной почты общих папок.), убедитесь, что получатель этого списка рассылки использует тот же глобальный список адресов.

Отображение имен в списке рассылки

1. Если создается новое сообщение, нажмите кнопку «Кому».
2. В списке Источник адресов выберите адресную книгу, содержащую список рассылки, о котором необходимо получить сведения.
3. В поле «Введите или выберите имя» введите имя списка рассылки. В этом списке щелкните на нужном имени.
4. Последовательно нажмите кнопки «Дополнительно» и «Свойства».

Для обновления адресов в списке рассылки, нужно открыть список рассылки в папке «Контакты» (списки рассылки помечаются значком), и щелкните на кнопке «Обновить». Если вам понадобиться переместить список рассылки из сообщения в папку «Контакты» выполните следующие действия.

1. Откройте сообщение, содержащее список рассылки.
2. Щелкните вложенный список рассылки и перетащите его в папку «Контакты».